Tipps & Tricks für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch
In vielen Unternehmen gehören Personalgespräche zum guten Ton der Mitarbeiterführung. Hierbei wird der Beschäftigte mit seinen Stärken und Schwächen konfrontiert sowie gemeinsam über künftige Ziele gesprochen. Auch kann dem Gespräch ein bestimmter Anlass – wie eine Konfliktsituation oder länger andauernde Krankschreibung – zugrunde liegen. Doch wie bereitet man sich auf die Unterredung mit dem Chef bestmöglich vor? Und welche rechtlichen Aspekte sind beim Mitarbeitergespräch zu beachten?
Personalgespräch als Pflichttermin?
Wenn der Vorgesetzte zum Gespräch einlädt, sollte der Arbeitnehmer auch erscheinen. So hat der Arbeitgeber gemäß § 106 der Gewerbeordnung (GewO) das Weisungsrecht (auch bekannt als Direktionsrecht), das ihm erlaubt, „Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen“ detailliert festzulegen. Demnach ist der Beschäftigte verpflichtet, am Personalgespräch teilzunehmen.
Wer ohne Entschuldigung fernbleibt, muss mit einer Abmahnung rechnen oder kann bei Wiederholung der Verfehlung sogar gekündigt werden. Wahr ist aber auch: Das Weisungsrecht hat nur dann Bestand, wenn es im Gespräch über die im Arbeitsvertrag festgelegten Pflichten des Angestellten gehen soll. Etwaige Ankündigungen zu Änderungen im Arbeitsvertrag erfordern keine Teilnahmepflicht, was nicht bedeutet, dass sie für den Beschäftigten nicht von Belang sein könnten.
Rechtsanspruch des Mitarbeiters
Andersherum hat auch der Angestellte einen Rechtsanspruch darauf, sich mit seinem Chef in regelmäßigen Abständen auszutauschen. So heißt es in § 82 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG):
„Der Arbeitnehmer hat das Recht, in betrieblichen Angelegenheiten, die seine Person betreffen, von den nach Maßgabe des organisatorischen Aufbaus des Betriebs hierfür zuständigen Personen gehört zu werden. Er ist berechtigt, zu Maßnahmen des Arbeitgebers, die ihn betreffen, Stellung zu nehmen sowie Vorschläge für die Gestaltung des Arbeitsplatzes und des Arbeitsablaufs zu machen.“
Dazu gehört auch die Auskunft des Arbeitgebers über die Berechnung und Zusammensetzung des Gehalts, die Beurteilung der Leistungen des Mitarbeiters sowie die Möglichkeiten seiner beruflichen Entwicklung im Betrieb.
Allzeit zum Gespräch bereit?
Auch die Frage, wann das Personalgespräch stattzufinden hat, ist differenziert zu betrachten. So darf der Vorgesetzte das Vier-Augen-Gespräch im Prinzip zu jedem Zeitpunkt – auch kurzfristig –ansetzen, sofern der Termin innerhalb der regulären Arbeitszeit liegt. Nach Feierabend und an Urlaubstagen des Arbeitnehmers besteht die Teilnahmepflicht jedoch nicht. Es sei denn, der Arbeitgeber bringt hierfür plausible Gründe vor.
Bei regelmäßigen Treffen wie dem Mitarbeiterjahresgespräch kann in der Regel ohnehin davon ausgegangen werden, dass die Termine mit ausreichend Vorlauf angekündigt und zu arbeitnehmerfreundlichen Zeiten stattfinden werden.
Mitarbeitergespräch als Chance sehen
Grundsätzlich sollte man keine Scheu vor Personalgesprächen haben. Insbesondere, wenn es um Feedback zu den Arbeitsleistungen geht, da die Rückmeldung für den Beschäftigten von großem Nutzen sein kann. So erfährt dieser, was nach Meinung des Chefs gut läuft und wo noch Verbesserungspotenzial vorhanden ist.
In einem bestenfalls produktiven Gespräch werden gemeinsam Neuerungen thematisiert und Ziele formuliert. Dazu gehören zum Beispiel Anpassungen von Arbeitszeit und Einsatzort, Aufstiegsmöglichkeiten im Unternehmen und mögliche Gehaltserhöhungen. Zur Sprache können auch Konfliktsituationen mit Vorgesetzten oder Kollegen kommen, um Bewältigungsstrategien zu entwickeln, sofern dies nicht in einem separaten Personalgespräch in Anwesenheit aller Beteiligten abgehandelt wird.
Erweitere Gesprächsrunde
Mehrere Personen am „Verhandlungstisch“ sind auch dann empfehlenswert, wenn es bei einem anlassbezogenen Personalgespräch juristisch brenzlig wird. Wird dem Arbeitnehmer zum Beispiel ein arbeitsrechtlicher Verstoß zur Last gelegt – wie Diebstahl von Firmeneigentum oder sexuelle Belästigung – kann ein Betriebsratsmitarbeiter oder Anwalt hinzugezogen werden.
Unterstützung vom Betriebsrat darf aber auch bei weniger heiklen Angelegenheiten wie Gehaltsverhandlungen hinzugezogen werden. Allerdings muss der Arbeitgeber in diesem Fall vorab seine Zustimmung für die Anwesenheit einer dritten Person erteilen.
Tipps zur Vorbereitung
Damit man nicht ohne Rüstzeug in die Bewertungssituation eines Personalgesprächs geht, ist gute Vorbereitung auch hier die halbe Miete. Handelt es sich um ein Gespräch außer der Reihe, sollte man den Grund für den Termin in Erfahrung bringen, um darauf später im Gespräch angemessen reagieren zu können. Auch für regelmäßige Mitarbeitergespräche bedarf es einer gründlichen Vorbereitung. Die folgenden Fragen können dabei helfen:
- Was habe ich seit dem letzten Gespräch gut bzw. besser gemacht?
- An welchen Stellen ist noch Nachholbedarf?
- Wo im Unternehmen kann ich mich außerdem einbringen?
- Gibt es ungelöste Konfliktsituationen und allgemeine Verbesserungsvorschläge?
- Habe ich stichhaltige Argumente für eine Gehaltserhöhung oder Beförderung?
Eine bewährte Methode besteht darin, die Antworten stichpunktartig zu notieren und die Niederschrift mit in das Gespräch zu nehmen. So hat man die eigenen Anliegen stets im Blick und lässt im Eifer des Gefechts kein wichtiges Thema aus.
Transparenz durch Protokollierung
Übrigens: Ein Protokoll des Mitarbeitergesprächs kann sehr hilfreich sein, um die getroffenen Vereinbarungen schriftlich festzuhalten. Gesetzlich vorgeschrieben ist die Dokumentation des Gesprächs zwar nicht, wohl aber können Unternehmen diesen Aspekt in ihren Betriebsvereinbarungen verankert haben. Protokollant ist zumeist der Gesprächsführer, also der Vorgesetzte. Falls dieser zu Beginn der Unterhaltung keine Anstalten macht, das Gespräch zu dokumentieren, kann der Arbeitnehmer höflich fragen, ob eine Protokollierung dennoch möglich ist.
Was das Personalgespräch leisten kann
Im Mitarbeitergespräch selbst orientiert sich der Vorgesetzte zumeist an der Zielvereinbarung der letzten Unterredung. So können die einzelnen Punkte hinsichtlich ihrer Erledigung oder einer möglichen Vertiefung der Problematik in Augenschein genommen werden. Hier sollten beide Parteien zu Wort kommen, um mögliche Unterschiede in der Wahrnehmung und alternative Lösungen zu diskutieren. Basierend auf den bereits erreichten Fortschritten kann nun die perspektivische Entwicklung des Mitarbeiters besprochen und eine neue Zielvereinbarung formuliert werden.
Natürlich ist ein roter Gesprächsfaden richtig und wichtig. Die Unterhaltung muss jedoch nicht streng nach Protokoll ablaufen, sondern sollte einen regen Austausch darstellen, der es dem Beschäftigten ermöglicht, seine vorab entwickelten Fragen, Ideen, Lösungsvorschläge und Forderungen an passender Stelle einzubringen.
Kein Platz für Choleriker
Wichtig ist dabei die Wahrung einer angemessenen Gesprächskultur. Auch wenn der Arbeitnehmer aus der Sicht des Unternehmens in der Vergangenheit weniger gut performt hat, sollte er vom Chef motiviert und nicht denunziert werden. Für beide Seiten gilt es, ihre Argumente sachlich und freundlich vorzutragen und Probleme nicht destruktiv, sondern ergebnisorientiert anzugehen.
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