Datenschutz: Was sind die datenschutzrechtlichen Anforderungen beim Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM)?

2018 wurde die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) von der EU eingeführt und hat damit Grundvoraussetzungen für den Datenschutz festgelegt, die streng gehandhabt werden sollen. Persönliche Daten und der Umgang damit brauchen konkrete Regelungen. Im betrieblichen Eingliederungsmanagement nimmt der Datenschutz einen wichtigen Stellenwert ein. Es geht um die Gesundheit des Arbeitnehmers und damit um sensible persönliche Daten, die laut Datenschutzgrundverordnung auch einem besonderen Schutz unterliegen. Daher muss beim betrieblichen Eingliederungsmanagement von Anfang an eine absolute Verschwiegenheitspflicht gelten.

Betriebliches Eingliederungsmanagement und Datenschutz 1

Der Arbeitnehmer entscheidet im Rahmen des betrieblichen Eingliederungsmanagements selbst, ob und wie viele Informationen er zu seiner Erkrankung offenlegt. Ein Recht auf diese Information hat ein Arbeitgeber nicht. Es kann allerdings hilfreich sein, um die Maßnahmen im betrieblichen Eingliederungsmanagement besser gestalten zu können.

Für den Arbeitnehmer muss die Rechtssicherheit da sein, dass die erhobenen Daten nicht für arbeitsvertragsrechtliche oder sonstige Zwecke genutzt werden, und damit auch nicht zum Nachteil führen können. Wenn an dieser Stelle kein Vertrauen herrscht, ist ein betriebliches Eingliederungsmanagement kaum durchführbar.

Datenschutz und die „ordnungsgemäße Ladung“

Die Hinweise zum Datenschutz und dazu, welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden, müssen im Einladungsschreiben bereits deutlich beschrieben werden. Anderenfalls handelt es sich nicht um eine ordnungsgemäße Ladung. Das könnte in einem möglichen Rechtsstreit wichtig werden, da der Arbeitgeber seiner Pflicht zum betrieblichen Eingliederungsmanagement nach §167 Abs. 2 SGB IX nicht entsprechend nachgekommen ist. Zudem benötigt der Arbeitgeber zur Erhebung und Verwendung von Daten eine besondere Ermächtigungsgrundlage, wie eine Betriebsvereinbarung, ein Gesetz oder eine schriftliche Einwilligung des Betroffenen.

Wenn ein betriebliches Eingliederungsmanagement stattfinden soll, hat zudem der Betriebsrat das Recht, ohne Einverständnis des Betroffenen informiert zu werden. Das ergibt sich aus den Beteiligungsrechten von Betriebsräten. Ein Vertreter des Betriebsrats ist beim betrieblichen Eingliederungsmanagement in jedem Fall dabei.

Wichtiger Hinweis: eine Verpflichtung zur Entbindung von der Schweigepflicht für die eigenen Ärzte besteht nicht. Der Arbeitgeber kann aufgrund der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen nicht wissen, wegen welcher Erkrankung der betroffene Arbeitnehmer arbeitsunfähig war. Daher ist es beim betrieblichen Eingliederungsmanagement auch nicht von Bedeutung, ob es immer dieselbe Erkrankung war oder verschiedene. Der Arbeitnehmer entscheidet selbst, ob er darüber Informationen preisgibt.

Was kommt in die Personalakte?

In die Personalakte darf nur aufgenommen werden, dass ein betriebliches Eingliederungsmanagement angeboten wurde und ob die betroffene Person zugestimmt hat oder nicht. Außerdem werden die konkreten Maßnahmen, die umgesetzt werden sollen, vermerkt.

Weitere Informationen, vor allem zur Gesundheit des Arbeitnehmers, müssen extra aufbewahrt werden. Es wird sogar empfohlen, diese Daten nicht digital zu speichern. Diese Informationen sollen ausschließlich der Umsetzung im betrieblichen Eingliederungsmanagement dienen und sind nicht Bestandteil der Personalakte. Sie dürfen auch in einem möglichen Rechtsstreit nicht verwendet werden. Zurückzuführen ist dies auf die Regelungen in der Datenschutzgrundverordnung, insbesondere Art. 5 Abs. 1, wie auch verschiedene Handlungsempfehlungen und die gängige Rechtsprechung.

Wann kann ein Arbeitgeber ein betriebliches Eingliederungsmanagement vermeiden?

Da das betriebliche Eingliederungsmanagement eine gesetzliche Pflicht für den Arbeitgeber ist, muss er besondere Umstände nachweisen, um von dieser Verpflichtung entbunden zu werden. Die Nachweispflicht liegt daher in jedem Fall beim Arbeitgeber. Im Grunde gibt es dafür zwei Möglichkeiten.
Wenn der Arbeitgeber nachweisen kann, dass der betroffene Arbeitnehmer nach Ablehnung eines betrieblichen Eingliederungsmanagements keine weiteren relevanten Fehlzeiten mehr hat, muss der Arbeitgeber kein neues betriebliches Eingliederungsmanagement anbieten.

Eine zweite Möglichkeit, der Verpflichtung nicht nachzukommen, besteht, wenn ein betriebliches Eingliederungsmanagement als objektiv nutzlos angesehen wird. Für diesen Fall hat die gängige Rechtsprechung allerdings hohe Anforderungen gesetzt. Der Arbeitgeber muss den Beweis erbringen, dass eine Umgestaltung, Umsetzung oder ähnliche Maßnahmen im Rahmen eines betrieblichen Eingliederungsmanagements nicht möglich sind. Dabei sollte aber auch beachtet werden, dass das Landesarbeitsgericht Rheinland-Pfalz 2015 entschieden hat, dass, wenn auch nur die Möglichkeit besteht, dass ein betriebliches Eingliederungsmanagement ein positives Ergebnis hätte bringen können, die objektive Nutzlosigkeit nicht gegeben ist. Vergleiche hierzu auch folgendes Urteil: BAG 2 AZR 755/13 vom 20.11.2014.

Ein Beispiel für „objektiv nutzlos“ könnte folgender Fall sein: Im Skiurlaub hat sich der Arbeitnehmer das Bein gebrochen. Er geht zum Arzt, es wird entsprechend versorgt, möglicherweise geht er im Anschluss noch in eine Reha. Dadurch entstehen lange Fehlzeiten aufgrund von Krankheit. Wenn das Bein allerdings wieder vollständig verheilt ist und keine entsprechenden Fehlzeiten mehr auftreten, kann an dieser Stelle objektive Nutzlosigkeit für ein betriebliches Eingliederungsmanagement gelten.

Allerdings sind gesundheitliche Umstände immer sehr individuell. Wenn bei einem Arbeitnehmer der Beinbruch nicht zu einem betrieblichen Eingliederungsmanagement führt und der oben erwähnte Fall eintritt, kann es beim nächsten Arbeitnehmer wieder anders aussehen. Der Arbeitgeber ist daher angehalten, jeden einzelnen Fall für sich zu prüfen, und damit seiner Verpflichtung nachzukommen.

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