Das Bürokratiemonster in die Wüste schicken
Analog war gestern! Seit dem 1. Januar 2025 können nun auch Arbeitsverträge digital geschlossen werden. Hintergrund ist das Inkrafttreten des Bürokratieentlastungsgesetzes IV („BEG IV“), das administrative Aufwände in Unternehmen reduzieren und damit die Arbeitsprozesse beschleunigen soll. Allerdings gibt es auch Einschränkungen. Welche das sind, erfahren Sie hier.
Einführung des digitalen Arbeitsvertrags
Das bisher gängige Prozedere bei Abschluss eines Arbeitsvertrags ist bekannt: Die Beschäftigungskonditionen wie Arbeitsort, Arbeitszeit, Gehalt, Urlaubsdauer und Kündigungsfristen mussten in Papierform vorliegen und von beiden Seiten eigenhändig unterschrieben werden.
Durch das Bürokratieentlastungsgesetz ist es möglich, den Arbeitsvertrag auch elektronisch per Mail zu übermitteln, sofern der Arbeitnehmer diesen empfangen, speichern und ausdrucken kann. Zudem muss durch einen Empfangsnachweis sichergestellt werden, dass das Dokument beim künftigen Mitarbeiter eingegangen ist. Ganz weg vom Analogen will der Gesetzgeber vorerst aber nicht: Dem Arbeitnehmer bleibt die Option, auf die klassische Übermittlung in Papierform zu bestehen.
Digitale Varianten
Ist der Beschäftigte jedoch einverstanden, kann der Arbeitgeber den Arbeitsvertrag als PDF-Datei zur Verfügung stellen. Die Signatur erfolgt dann wahlweise mit einer vom Unternehmen bereitgestellten Software oder durch Ausdrucken, Unterzeichnen und Einscannen des Vertrags. Als weiteres Modell ist auch denkbar, Arbeitsverträge mit dem Hinweis „ohne Unterschrift gültig“ zu versehen. In diesem Fall bedarf es überhaupt keiner Signatur mehr.
Auch bereits bestehende Beschäftigungsverhältnisse können von der Digitalisierung profitieren. Demnach erlaubt es das neue Gesetz, Änderungs- und Ergänzungsvereinbarungen, wie eine Stundenreduzierung oder Gehaltserhöhungen, digital zu vereinbaren.
Ausnahmen der Regel
Allerdings müssen Arbeitsverträge, bei denen eine notarielle Beurkundung Bedingung ist, weiterhin auf analogem Wege abgeschlossen werden. Gleiches gilt für befristete Arbeitsverträge gemäß § 14 Absatz 4 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG), abgesehen von Befristungen, die sich auf das Erreichen der Regelaltersgrenze beziehen.
Auch Verträge mit Praktikanten sind gesondert zu betrachten. Die Übermittlung der wesentlichen Vertragsbedingungen bedarf nach wie vor der analogen Schriftform, wenn das Praktikum nicht an den Mindestlohn geknüpft ist.
Branchenspezifische Einschränkungen
Branchen, in denen Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung ein Thema sind, wie etwa das Baugewerbe, die Gebäudereinigung und die Fleischwirtschaft, sind von der digitalen Erleichterung in Bezug auf den Arbeitsvertrag ausgenommen. Auch manche Tarifbestimmungen stehen der digitalen Form im Weg. So setzt etwa der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) eine schriftliche Vereinbarung des Arbeitsvertrags voraus.
Digitale Kündigung ist nicht legal
Während Arbeitsverträge abseits der genannten Ausnahmen künftig deutlich schneller auf den Weg gebracht werden können, sind Kündigungen von der digitalen Form ausgeschlossen. So hat die Kündigung wie auch ein Aufhebungsvertrag gemäß § 623 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) weiterhin schriftlich zu erfolgen.
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Quelle: hwk-duesseldorf.de