Arbeitskollegen können freiwillig Urlaubstage oder Überstunden unter bestimmten Voraussetzungen spenden, sofern die Zustimmung des Arbeitgebers vorliegt.
Das Wichtigste in Kürze:
- Grundsatz: Arbeitsleistung ist höchstpersönlich zu erbringen, ein „einfaches Übertragen“ ist nicht erlaubt.
- Aber: Mit betrieblicher Vereinbarung kann eine Zeit- oder Urlaubsspende zulässig sein.
- Wichtig: Mindesturlaub des Spenders darf nicht unterschritten werden (bei 5-Tage-Woche: 20 Tage).
- Arbeitszeitgrenzen: Bei Übertragung von Überstunden darf die Höchstarbeitszeit des Empfängers nicht überschritten werden (acht bis maximal zehn Stunden pro Tag)
- Prozedere schriftlich festhalten: Anzahl der Tage/Stunden, Zweck, Spender/Empfänger, Umgang mit nicht benötigten Guthaben.
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Solidarität unter Kollegen
In Frankreich seit Jahren verbreitet, hat sich auch in Deutschland in manchen Unternehmen eine solidarische Praxis etabliert: Teams unterstützen erziehungs- oder pflegebelastete Kollegen durch freiwillige Spenden von Urlaubstagen oder Überstunden.
So hatten Beschäftigte der Versicherung DEVK im Jahr 2020 rund 4200 Arbeitsstunden an Kollegen verschenkt, die ihre Kinder während der Corona-Pandemie zu Hause betreuten. Einen Rechtsanspruch für Spender gibt es jedoch nicht. Es braucht immer die Zustimmung des Arbeitgebers und klare Regeln.
Vereinbarung erforderlich
Für eine Urlaubs- oder Zeitspende im Betrieb müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein, damit sie rechtlich zulässig und fair umgesetzt werden kann. Zunächst sind die Zustimmung und eine klare Grundlage erforderlich – also eine schriftliche betriebliche Regelung, etwa in Form einer Betriebsvereinbarung, Dienstvereinbarung oder individuellen Vereinbarung mit dem Arbeitgeber.
Mindesturlaub und Höchstarbeitszeit
Ebenso wichtig ist die Einhaltung des gesetzlichen Mindesturlaubs: Der Spender darf durch die Abgabe von Urlaubstagen seinen gesetzlichen Anspruch nicht unterschreiten. Bei einer Fünf-Tage-Woche wären das 20, bei einer Sechs-Tage-Woche 24 Tage. Darüber hinaus müssen Arbeitszeitgrenzen eingehalten werden.
Das bedeutet, der Empfänger darf die gesetzlich festgelegte Höchstarbeitszeit von acht Stunden täglich nicht überschreiten. Eine Ausweitung auf bis zu zehn Stunden ist nur vorübergehend zulässig, sofern der Durchschnitt innerhalb von sechs Monaten oder 24 Wochen wieder acht Stunden pro Tag beträgt.
Freiwilligkeit und Datenschutz
Eine weitere zentrale Voraussetzung ist die Freiwilligkeit: Niemand darf zur Spende gedrängt werden, und es müssen transparente, für alle geltende Kriterien gelten, um Benachteiligungen zu vermeiden. Daneben spielen auch Datenschutz und Diskretion eine wichtige Rolle. So dürfen persönliche Gründe wie Pflegeverantwortung oder Kinderbetreuung nur offengelegt werden, wenn die betroffene Person dem ausdrücklich zustimmt.
Konkrete Umsetzung
Der Ablauf zur Einführung einer Urlaubs- oder Zeitspendenregelung ist klar definiert. Zunächst sollte der Bedarf geklärt werden – also, warum und in welchem Umfang die freie Zeit benötigt wird. Anschließend ist es wichtig, den Arbeitgeber zu informieren, um dessen Zustimmung einzuholen. Gibt der Chef sein Okay, können die Rahmenbedingungen besprochen und schriftlich festgehalten werden.
Danach werden die Spenden – zum Beispiel durch Mitarbeiter der Personalabteilung – gesammelt und dokumentiert, um nachvollziehen zu können, wer wie viele Stunden oder Urlaubstage spendet und wer sie erhält. Abschließend gilt es, den Prozess nachzuhalten und sicherzustellen, dass nicht benötigte Tage oder Stunden gemäß der Vereinbarung ordnungsgemäß zurückgeführt werden.
Was die Vereinbarung enthalten sollte (Checkliste)
- Zweck (zum Beispiel Kinderbetreuung, Pflege, Notfall)
- Umfang: Anzahl der Urlaubstage/Überstunden
- Beteiligte: Spender und Empfänger
- Wahrung Mindesturlaub beim Spender
- Arbeitszeit-Compliance beim Empfänger
- Verfall/Rest: Regelung, wenn Guthaben nicht gebraucht wird
- Datenschutz und Freiwilligkeit
- Gültigkeitsdauer und Kündigungsregel der Vereinbarung
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Stand: 03.11.2025
Quellen:
Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) § 3 – Mindesturlaub