Dienstreise

Was es bei einer Dienstreise zu beachten gilt

Auch wenn die Corona-Pandemie, die sich im Januar 2020 entwickelte, Dienstreisen verändert hat, gibt es doch immer noch Angelegenheiten, die nicht per Video-Chat geklärt werden können oder sollten. Die Gründe für eine Dienstreise können vielfältig sein und stehen eng in Verbindung mit dem jeweiligen Arbeitsbereich. Im Allgemeinen fallen unter Dienstreisen oder Geschäftsreisen alle Reisetätigkeiten aus beruflichen Gründen. Dabei verrichtet der Arbeitnehmer vorübergehend Tätigkeiten außerhalb seines eigentlichen Arbeitsortes. Wichtig ist es, zwischen Dienstgang und Dienstreise zu unterscheiden. Während der Arbeitnehmer bei einem Dienstgang innerhalb des Dienst- beziehungsweise Wohnortes bleibt, muss für eine Dienstreise eine größere Entfernung zurückgelegt werden. Welche Mindestdistanz nötig ist, um von einer Dienstreise zu sprechen, hängt von individuellen Umständen ab. Oftmals spielt auch die Stadtgrenze dabei eine Rolle. Einige Regelungen bezüglich der Dienstreisen werden von jedem Arbeitgeber individuell geregelt, andere hingegen macht der Gesetzgeber.

Regelung von Dienstreisen

In der Regel finden Arbeitnehmer die für sie gültigen Vereinbarungen zu Dienstreisen im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in den betrieblichen Regelungen. Dienstreisen können aber auch angeordnet werden, wenn sie nicht schriftlich fixiert sind. Stehen Geschäftsreisen im Zusammenhang mit der Tätigkeit des Mitarbeiters, muss er diese wahrnehmen. Dies ergibt sich aus dem Direktionsrecht des Arbeitgebers nach § 106 Gewerbeordnung. Klassische Anlässe für Dienstreisen sind:

• Auswärtige Kundentermine
• Termine mit Lieferanten
• Abstimmungen in anderen Niederlassungen des Unternehmens
• Messen, Tagungen und Schulungen

Sollte absehbar sein, dass Sie in Ihrem neuen Beruf viel reisen, kann es sinnvoll sein, dass der Arbeitsvertrag von Anfang an folgende Punkte regelt:

• Arbeitszeiten sowie Überstunden und deren Vergütung,
• Regelung von Kosten für Verkehrsmittel, Parkplätze, Hotels ect.,
• Regelung von Reiserabatten,
• Versicherungen
• sowie die ärztliche Versorgung.

Was gilt bei einer Dienstreise als Arbeitszeit?

Für die Klärung dieser Frage sind die oben genannten Definitionen von Dienstreise und Dienstgang wichtig. Zusätzlich gibt es noch die Wegezeit. Diese bezeichnet den Weg von der Wohnung zur Arbeitsstätte und steht dementsprechend in keinem Zusammenhang mit der Dienstreise oder dem Dienstgang. Sowohl Wegezeit als auch Dienstgang werden demnach nicht bezahlt. Dienstreisezeiten gelten aber als normale Arbeitszeit. Der Arbeitgeber muss diese daher auch vergüten, wenn im Arbeitsvertrag nichts anderes fixiert ist. Die Bezahlung entfällt auch dann nicht, wenn der Arbeitnehmer während der Reise nicht arbeitet, sondern zur Passivität gezwungen ist. Arbeits- und Tarifverträge können allerdings auch andere Regelungen für Fahrten zu Arbeitseinsätzen außerhalb des eigentlichen Betriebs beinhalten. Wichtig ist, dass dabei insgesamt auf den Monat gesehen der Mindestlohn nicht unterschritten wird.

Abweichungen von der Pflicht zu Vergütung können auch durch den Arbeitsvertrag zustande kommen. Auch bei Besserverdienern und leitenden Angestellten kann ein gewisser Anteil der Reisezeit bereits vom Gehalt abgedeckt sein. Zu den Besserverdienenden zählen diejenigen, deren Jahresvergütung die Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung überschreitet.

Ab und zu können Arbeitsverträge auch pauschale Aussagen beinhalten. Formulierungen wie: Reisezeiten sind keine Arbeitszeiten und werden daher nicht vergütet, können rechtlich anfechtbar sein. Da man darin eine unangemessene Benachteiligung nach § 307 Abs. 1, 2 BGB sehen könnte.

Für Berufskraftfahrer und Außendienstmitarbeiter gelten in der Regel andere Bestimmungen, da umherfahren Teil ihrer Arbeit ist und damit auch vergütet wird.

Tagegeld, Verpflegungspauschale & Spesen

Häufig zahlen Arbeitgeber nicht nur für die Dienstreise selbst, sondern auch für die Verpflegung der Angestellten. Dafür hat der Gesetzgeber bestimmte Pauschalen festgelegt, die steuerlich anerkannt werden, das sogenannte Tagegeld oder Spesen. In Arbeitsverträgen können allerdings auch höhere Sätze vereinbart werden. Zahlt der Arbeitgeber das Tagegeld, wird es abhängig von der Dauer der Dienstreise gezahlt. Acht Stunden sind dafür allerdings das Minimum. Insgesamt liegt die Summe im Jahr 2021 für die Verpflegung pro Tag (24 Stunden) bei 28 Euro. Bei einer Reise, die mehr als acht Stunden dauert, bekommen Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale von 14 Euro. Für den Ab- sowie Anreisetag können genauso 14 Euro Verpflegungspauschale mit einberechnet werden. Für das Ausland geltend allerdings andere Regeln.

Können Arbeitnehmer Dienstreisen verweigern?

Ganz so einfach ist die Frage nicht zu beantworten. Zum einen kommt es drauf an, was im Arbeitsvertrag vereinbart ist und zum anderen ist es auch davon abhängig, ob Dienstreisen zum Standard in der Branche gehören. Ist im Arbeitsvertrag festgelegt, dass Dienstreisen zur Tätigkeit dazugehören, kann man diese zwar ablehnen, muss aber mit Konsequenzen rechnen. Steht nichts zum Thema Dienstreisen im Arbeitsvertrag, ist es dennoch nicht sicher eine solche abzulehnen. Denn der Arbeitgeber hat das Weisungsrecht. Arbeitnehmer sind dem jedoch nicht völlig ausgeliefert. Am Ende müssen immer die Interessen beider Seiten abgewogen werden. Zielort, Dauer der Dienstreise, gesundheitliche Gründe oder Fürsorgepflichten gilt es dabei zu beachten. Wer allerdings einfach keine Lust auf eine Dienstreise hat, kann im schlimmsten Fall wegen Arbeitsverweigerung gekündigt werden. Sinnvoll ist es an der Stelle immer den Kontakt mit dem Arbeitgeber zu suchen.

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Häufige Fragen

Wann beginnt die Dienstreise?

Eine Dienstreise beginnt an der Haustür des Beschäftigten. Dies gilt aber nur, wenn dieser eine größere Strecke zu seinem Einsatzort zurücklegen muss. Diese Dienstreisezeiten gelten dann in der Regel als Arbeitszeiten.

Wer zahlt Dienstreise?

In der Regel zahlt der Arbeitgeber für die Dienstreise. Zusätzlich kommt meist noch eine Tagespauschale für die Verpflegung hinzu. Handelt es sich allerdings um eine freiwillige Fortbildung oder ähnliches, kann die Sache anders aussehen.

Was ist bei Dienstreisen zu beachten?

Beim Thema Dienstreisen sollten Sie zunächst schauen, ob und wie der Arbeits- oder Tarifvertrag diese regelt. Oftmals finden sich dort nützliche Informationen.