Eine Abmahnung geht häufig einer Kündigung voraus. Sie kann allerdings mehrere Funktionen haben und ihr muss nicht immer eine Kündigung folgen. Die Abmahnung kann ein Mittel sein, um dem Arbeitnehmer seine Grenzen zu zeigen oder ihn zu warnen. Damit bietet sie die Möglichkeiten, auf ein konkretes Fehlverhalten hinzuweisen und dem Betroffenen dieses Verhalten abzustellen.
Wann es nach einer Abmahnung zur Kündigung kommen kann, finden Sie im Artikel ganz unten. Hier zunächst ein Überblick über Formalien und Fristen einer Abmahnung.
Besteht der wichtige Grund in der Verletzung einer Pflicht aus dem Vertrag, ist die Kündigung erst nach erfolglosem Ablauf einer zur Abhilfe bestimmten Frist oder nach erfolgloser Abmahnung zulässig (§ 314 Abs. 2 BGB).
Was muss in einer Abmahnung stehen?
Eine Abmahnung muss sowohl bestimmte Inhalte aufweisen als auch gewissen formalen Anforderungen entsprechen. Damit eine Abmahnung greift, muss sie vier Elemente beinhalten. Das konkrete Fehlverhalten muss benannt werden.
Dazu gehören das Datum sowie die Uhrzeit des Vorfalls.
- Am Dienstag, den 24. November 2020 haben Sie Ihre Arbeit erst um 10.30 Uhr aufgenommen und damit 90 Minuten zu spät
Zusätzlich muss die Abmahnung eine Rüge dieser Pflichtverletzung enthalten.
- Damit haben Sie gegen § 8 Ihres Arbeitsvertrages verstoßen.
Es muss eine eindringliche Aufforderung zu künftigem vertragstreuem Verhalten folgen.
- Wir fordern Sie auf Ihre Arbeitszeiten künftig einzuhalten und Ihre Arbeit pünktlich anzutreten.
Für den Wiederholungsfall muss anschließend eine Androhung der zu erwartenden arbeitsrechtlichen Konsequenzen enthalten sein.
- Bitte betrachten Sie diese Abmahnung als letzte Chance. Sollte sich ihr Verhalten wiederholen, behalten wir uns weitere arbeitsrechtliche Schritte vor, die bis zu einer Kündigung führen können.
Zu den formalen Anforderungen einer Kündigung gehört lediglich, dass sie nach § 623 BGB schriftlich erfolgen muss. Das beinhaltet auch ein Datum und die Unterschrift des Abmahnungsberechtigten. Eine Kopie der Abmahnung sollte anschließend in die Personalakte. Abmahnen dürfen diejenigen, die dem Betroffenen gegenüber weisungsbefugt sind.
Fristen bei Abmahnung
Zwar sollte eine Abmahnung schnellstmöglich nach der Kenntnis vom Fehlverhalten erfolgen, aber eine feste Frist gibt es für sie nicht. Liegt eine längere Zeitspanne zwischen der Abmahnung und dem Fehlverhalten, scheint der Arbeitgeber das fehlerhafte Verhalten hingenommen zu haben.
An Kraft kann die Abmahnung verlieren, wenn sie zu lange her ist. Nach längerer Zeit kann sich der Arbeitgeber bei einem erneuten Fehlverhalten nicht mehr auf die Abmahnung berufen (BAG Urteil vom 19.07.2012, 2 AZR 782/11). Auch wenn sie einmal berechtigt war, verliert sie ihre Warnfunktion und damit die rechtliche Wirkung als Vorstufe zur Kündigung.
Was kann man gegen eine ungerechtfertigte Abmahnung tun?
Oftmals kommt es zu der Frage, was man gegen eine Abmahnung machen kann. Dabei ist es von Bedeutung, ob es sich um eine gerechtfertigte Abmahnung handelt oder nicht. Liegt eine unberechtigte Abmahnung vor, weil sie auf unzutreffenden Tatsachen beruht oder unverhältnismäßig ist, kann der Arbeitnehmer die Beseitigung und Rücknahme verlangen und dies notfalls auch gerichtlich durchsetzen.
Kam es zu einer berechtigten Abmahnung, kann der Arbeitnehmer eine Gegendarstellung zu der Personalakte geben. Diese darf nur zusammen mit der Abmahnung aus der Akte entfernt werden. Kommt es zu einer Abmahnung, kann es in beiden Fällen sinnvoll sein, sich rechtlichen Rat zu holen.
Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte
Die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte kann ein Arbeitnehmer sowohl bei einer unberechtigten Abmahnung als auch bei einer Abmahnung, die durch den Zeitauflauf ihre Wirksamkeit verloren hat, verlangen. Aus der Personalakte entfernt werden muss sie allerdings nur, wenn keinerlei berechtigtes Interesse an einer weiteren Aufbewahrung seitens des Arbeitgebers vorliegt (BAG, Urteil vom 19. Juli 2012, Az. 2 AZR 782/11)1.
Wann ist die Abmahnung entbehrlich?
Die Kündigung sollte immer das letzte Mittel darstellen, da sie ein harter Schritt ist. Sie sollte erst dann erfolgen, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor mit einer Abmahnung gewarnt hat. So hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, an seinem Verhalten zu arbeiten. Doch es gibt auch Situationen, in der eine Abmahnung nicht nötig ist, z. B.:
- bei nicht zu erwartender Verhaltensänderung
- bei schwerer Fehlverletzung, bei der der Arbeitnehmer auf keinen Fall mit der Hinnahme des Verhaltens rechnen konnte (z. B. Tätigkeit für die Konkurrenz)
- bei schwerem Vertrauensbruch.
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