Die Einreichung des Jahresurlaubs darf vom Arbeitgeber zu Teilen eingefordert werden. Das Drängen auf die komplette Vorausplanung ist in der Regel jedoch unzulässig.
Das Wichtigste in Kürze:
- Regelrahmen: Arbeitgeber dürfen eine frühe Urlaubsplanung verlangen, nicht aber die Einreichung des kompletten Jahresurlaubs.
- 60‑Prozent‑Praxis: In vielen Betrieben werden höchstens 60 Prozent vorab festgelegt. Der restliche Anteil bleibt für Unvorhergesehenes und private Bedürfnisse frei planbar.
- Vorrang und Ablehnung: Arbeitnehmer-Präferenzen müssen zurückstehen, wenn dringende betriebliche Belange oder soziale Bedürfnisse von Arbeitskollegen Vorrang haben.
- Mindesturlaub: Bei einer Fünf‑Tage‑Woche stehen mindestens 20 Urlaubstage zu. Zusätzliche Tage können sich aus Tarif- oder Arbeitsverträgen ergeben.
Was Arbeitgeber verlangen dürfen
Der Aufruf zu einer frühen Urlaubsplanung der Mitarbeiter ist in vielen Betrieben gang und gäbe. Auf diese Weise will der Arbeitgeber für mehr Planungssicherheit sorgen. Eine vollständige Vorabplanung des gesamten Jahresurlaubs geht in der Regel jedoch zu weit. Wohl aber darf ein Unternehmen gemäß § 7 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) darauf pochen, dass dringende betriebliche Belange, wie die Anwesenheit der Mitarbeiter in saisonalen Spitzen, vorrangig behandelt werden können. Grundsätzlich aber sind deren Urlaubswünsche – und damit auch eine gewisse Flexibilität, was den Zeitpunkt der Einreichung betrifft – zu berücksichtigen.
Was Beschäftigte frei planen dürfen
In der Praxis hat sich vielmehr etabliert, dass Arbeitgeber ihre Beschäftigten dazu anhalten, rund 60 Prozent des Jahresurlaubs frühzeitig einzureichen. Der verbleibende Teil sichert die Flexibilität für Arzttermine, Familienanlässe oder unvorhersehbare Ereignisse. Bei einer Fünf‑Tage‑Woche und gesetzlichem Mindesturlaub von 20 Tagen entspräche das acht frei verplanbaren Tagen. Tarifurlaub oder vertragliche Mehrurlaubsansprüche können weitere Spielräume eröffnen.
Ablehnung von Urlaub und Vorrangregeln
Wird der Urlaub abgelehnt beziehungsweise nur für bestimmte Zeiten gewährt, muss die Absage mit betrieblichen Erfordernissen wie einer Anwesenheitspflicht im Saisongeschäft oder mit dem Vorrang anderer Mitarbeiter begründet werden. Dazu zählen soziale Gesichtspunkte wie etwa Betreuungsverpflichtungen in den Schulferien oder ein zu gewährender Spielraum für alleinerziehende Elternteile. Zudem haben Arbeitnehmer Priorität, die im Anschluss an eine Maßnahme der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation Urlaub einreichen.
Vorgehensweise bei Nichtbeachtung
Wichtig bleibt aus Arbeitgebersicht stets die faire Abwägung im Einzelfall sowie eine transparente Vorgehensweise. Starre Automatismen, die einzelne Beschäftigte pauschal bevorzugen oder benachteiligen, beinhalten hingegen Konfliktpotenzial. Fühlt man sich als Arbeitnehmer dennoch hintergangen, sollte das Gespräch mit dem Vorgesetzten gesucht werden. Kommt es zu einer Einigung, empfiehlt sich die Verschriftlichung der gemeinsam getroffenen Urlaubsregelung.
Stößt man beim Chef trotz begründeten Anspruchs auf flexible Urlaubsgestaltung auf Granit, ist auch die Beschwerde beim Betriebsrat eine Option. Dieser kann sein Mitbestimmungsrecht in Urlaubsfragen nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) geltend machen und mit dem Arbeitgeber in Verhandlung gehen.
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Stand: 22.12.2025
Quellen: